REGGIO EMILIA – Come tutti ormai sappiamo quest’anno è scattato l’obbligo per le aziende di passare alle fatture elettroniche. L’eventuale fattura cartacea non ha più alcun valore fiscale e chi non si adegua alle nuove disposizioni va incontro a sanzioni. La fattura elettronica dal 1° luglio 2019 deve essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo. Si tratta, in pratica, di una fattura in formato digitale che deve essere fatta secondo standard precisi (di Fattura PA, in Xml), ricevere e trasmettere via Sistema di interscambio (SDI). Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.
Oltre all’emissione della fattura elettronica bisogna considerare anche un altro fattore che riguarda la conservazione della fattura elettronica. Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa. Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti informatici presuppone la loro memorizzazione su supporti ottici o altri supporti che garantiscano la leggibilità nel tempo, rispettando l’ordine cronologico per periodo d’imposta e senza soluzione di continuità, con funzioni di ricerca e loro associazioni logiche.
In base alle procedure di conservazione, la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea ma con notevoli vantaggi di tempo, spazio e di minore costo. Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
Un professionista, società o impresa che voglia avvalersi della fatturazione elettronica e del processo di conservazione, deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura). Se una fattura cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che fare con una fattura elettronica il perfezionamento avviene con la trasmissione del documento attraverso specifici processi informatici, che rendono il documento immodificabile dopo la trasmissione e la ricezione da parte del destinatario.
Il processo di conservazione della fattura elettronica può essere attuato direttamente dal contribuente (professionista o impresa), ossia è possibile conservare le fatture emesse sul proprio pc e non solo in formato xml o pm7.
Tutti i titolari di partita IVA o le aziende ed i professionisti che ancora non hanno scelto una strada definitiva per gestire la conservazione della fattura elettronica dovrebbero optare per software specializzati che con pochi euro al mese permettono davvero di avere tutto sotto controllo, ottimizzando tutti i processi ed allo stesso tempo facendo guadagnare tantissimo tempo all’amministrazione o direttamente al professionista che si occupa in prima persona di emettere le fatture. Da non dimenticare, inoltre, la possibilità di condividere l’account con il proprio commercialista in modo da ridurre al minimo le comunicazioni con il nostro consulente per le questioni fiscali. Si tratta, dunque, di un importante passo in avanti che all’inizio può apparire faticoso per chi è poco avvezzo alle nuove tecnologie, pensiamo soprattutto agli artigiani, ma sul lungo periodo questa novità sarà di grandissimo aiuto per tutti, anche per l’ambiente visto e considerato che vengono eliminate le fatture cartacee.