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Conservazione fattura elettronica: come funziona e cosa cambia con il passato

REGGIO EMILIA – Come tutti ormai sappiamo  quest’anno è scattato l’obbligo per le aziende di passare alle fatture elettroniche. L’eventuale fattura cartacea non ha più  alcun valore fiscale e chi non si  adegua alle nuove disposizioni va incontro a sanzioni. La fattura elettronica dal 1° luglio 2019 deve essere emessa entro dieci giorni dalla prestazione  professionale, per poi essere registrata entro il 15 del mese successivo. Si tratta, in pratica, di una fattura  in formato digitale che deve essere fatta secondo standard precisi (di Fattura PA,  in Xml), ricevere e trasmettere via  Sistema di interscambio (SDI). Questa  modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che  la differenziano dalla comune  fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo  strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno  smartphone.

Oltre all’emissione della  fattura elettronica bisogna considerare anche un altro fattore che riguarda la conservazione della fattura elettronica. Le  fatture elettroniche devono essere conservate in modalità  elettronica  e tale obbligo di conservazione ricade sia  sull’emittente della fattura che sul  destinatario della stessa. Il processo di  conservazione sostitutiva dei documenti informatici presuppone la loro  memorizzazione su supporti ottici o  altri supporti che garantiscano la  leggibilità nel tempo, rispettando l’ordine cronologico per periodo d’imposta e  senza soluzione di continuità, con  funzioni di ricerca e loro associazioni  logiche.

In base alle procedure di  conservazione, la fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una  fattura cartacea ma con notevoli vantaggi di  tempo, spazio e di minore costo.  Conservare digitalmente significa quindi sostituire i documenti cartacei, che  per legge alcuni soggetti giuridici sono  tenuti a conservare, con l’equivalente  documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e  tempo attraverso la firma digitale e  la marca temporale.

Un professionista, società o  impresa che voglia avvalersi della fatturazione elettronica e del processo di  conservazione, deve apporre sul file la  marca  temporale  (che identifica data e orario di creazione del file  elettronico) e la  firma digitale  (per garantire la paternità di chi ha redatto la fattura).  Se una fattura  cartacea viene perfezionata con la consegna del documento, quando si ha a che  fare con una fattura elettronica il perfezionamento  avviene con la trasmissione  del documento attraverso specifici processi informatici, che rendono il  documento immodificabile dopo la trasmissione e  la ricezione da parte del  destinatario.

Il processo di  conservazione della fattura elettronica può essere attuato  direttamente dal contribuente  (professionista o impresa), ossia  è possibile  conservare le fatture emesse sul proprio pc e non solo in formato  xml o pm7.

Tutti i titolari di partita IVA o le aziende ed i professionisti che ancora non hanno scelto una strada definitiva per gestire la conservazione della fattura elettronica dovrebbero optare per software specializzati che con pochi euro al mese permettono davvero di avere tutto sotto controllo, ottimizzando tutti i processi ed allo stesso tempo facendo guadagnare tantissimo tempo all’amministrazione o direttamente al professionista che si occupa in prima persona di emettere le fatture. Da non dimenticare, inoltre, la possibilità di condividere l’account con il proprio commercialista in modo da ridurre al minimo le comunicazioni con il nostro consulente per le questioni fiscali. Si tratta, dunque, di un importante passo in avanti che all’inizio può apparire faticoso per chi è poco avvezzo alle nuove tecnologie, pensiamo soprattutto agli artigiani, ma sul lungo periodo questa novità sarà di grandissimo aiuto per tutti, anche per l’ambiente visto e considerato che vengono eliminate le fatture cartacee.