Servizi di archiviazione sostitutiva per amministrazioni e aziende: cosa è importante sapere?

REGGIO EMILIA – Il nostro Paese ha intrapreso un importante percorso europeo noto come Agenda Digitale. Si tratta di un piano di interventi a cadenza triennale voluti e discussi a livello nazionale ed internazionale mirati a favorire la piena digitalizzazione del settore pubblico e privato.

L’accelerazione verificatasi con la pandemia ha messo al centro del dibattito la necessità di velocizzare tale transizione quale fattore di rilevanza strategica e di efficienza sia per le organizzazioni che per i cittadini. Il concetto di efficienza in ambito di digitalizzazione può essere applicato in vari modi e soluzioni e, tra queste, vi è l’archiviazione sostitutiva.

Questa consiste in uno dei grandi pilastri della digitalizzazione, perché si configura come lo step essenziale attraverso il quale amministrazioni e aziende avviano la transizione. Grazie a essa è possibile trasformare gli archivi documentali tradizionali in digitali, secondo precise norme e procedure di cui parleremo in questo approfondimento.

Cosa si intende per archiviazione sostitutiva?

Il servizio di archiviazione sostitutiva offerto da imprese e aziende specializzate e accreditate all’AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale, quindi, diventa un passaggio obbligato per le organizzazioni che devono conformarsi alla vigente normativa in materia di Codice dell’Amministrazione Digitale. Il Decreto Legislativo e le attuali norme derivanti dall’Unione Europea, infatti, prevedono un adeguamento degli archivi documentali finalizzato a una gestione più sicura ed efficiente dei dati, oltre che economicamente più vantaggiosa.

Ci riferiamo a quelle procedure che, tramite soluzioni software mirate e altamente personalizzate, permettono alle organizzazioni di acquisire in formato digitale ottico le documentazioni cartacee e di conservarle in modo sicuro, protetto da qualsiasi rischio esterno e interno.

Il Responsabile giuridico e le procedure normative

La procedura prevede la nomina di un Responsabile giuridico che vigila sul procedimento e che ratifica la documentazione acquisita. Per realizzare una completa archiviazione sostitutiva a norma di legge, oggi, risulta di fondamentale importanza procedere in modo accorto e nel rispetto della normativa vigente. L’archiviazione sostitutiva, infatti, non è solamente un’attività di acquisizione ottica dei documenti, ma comprende anche la definizione di modelli a norma, ovvero rispettosi di una serie di principi.

In particolare l’archiviazione sostitutiva deve garantire una conservazione sicura e blindata dei documenti, oltre che l’immodificabilità degli stessi e l’accesso a chi non sia autorizzato. Al tempo stesso, deve essere svolta in conformità con il GDPR (General Data Protection Regulation), ovvero il Regolamento generale per la protezione dei dati personali 2016/679), norma che tutela i dati sensibili dei cittadini in tutta Europa, e, infine, deve essere correttamente firmata e marcata.

La delibera CNIPA

È per questo che, come ribadito in una Delibera del 2004 del CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione), le amministrazioni e le organizzazioni pubbliche e private possono affidarsi ad aziende esterne per la gestione totale o parziale di tutto l’iter di archiviazione sostitutiva. Questo aspetto non è da sottovalutare vista la complessità della normativa e la particolarità degli obblighi che ne derivano. Scegliere un’azienda accreditata all’AgID, infatti, significa poter contare su professionisti certificati, preparati e garantiti anche da soluzioni informatiche aggiornate e rispettose degli attuali standard di interoperatività e sicurezza.

Peraltro queste aziende operano attraverso soluzioni che possono garantire, in modo certificato, la sicurezza dei sistemi di archiviazione sostitutiva nel tempo, ovvero a prescindere dai cambiamenti informatici a cui l’intera società va incontro giorno dopo giorno.